Organisation d'un evenement sportif
Stage chez Fi Coach, Juin 2022
La veille
La recherche de lieu
Durant ce stage, j’ai pu organiser un événement d’Avril à fin Juin.
Se déroulant le 25 Juin, j’ai réalisé chacune des missions toutes aussi importantes les unes que les autres pour le bon déroulement.
Tout d’abord, comme pour tout projet, une étude de veille est indispensable. Elle m’a permise d’étudier les précédents événements sportifs organisés par des coachs sportifs, s’il y avait des événements à la date choisie, les thèmes abordés… Notre était de se démarquer des autres événements déjà organisés.
Par la suite, nous avons envoyé un questionnaire à notre public cible. Après avoir reçu une cinquantaine de réponses sur ce questionnaire, j’ai pu développer le concept, lieu et thème de l’événement. En conclusion, cette étude m’a aidé à diriger la manifestation en fonction des personnes qui seraient présentes.
Un lieu en extérieur me paraissait le plus approprié pour cet événement où nous devions accueillir une vingtaine de sportifs/sportives par heure. La plupart des sportifs qui semblaient être intéressés ont répondu à la majorité, s'entrainer en extérieur. Après réflexion et visites de lieux, la Citadelle de Lille m’a semblé le lieu idéal : au centre de Lille, avec différents grands espaces verts, mais surtout le point de rendez-vous des sportifs/sportives.
Les autorisations et les financements
Pour organiser cet événement, il m’a fallu contacter la Mairie afin d’obtenir différentes autorisations. J’ai donc rempli le formulaire de demande d’occupation du domaine public, qui leur a été transmis, ainsi qu’à la direction des sports.
Organiser un événement demande de l’investissement financier. Avant de commencer nos achats, il a été nécessaire d’élaborer un budget prévisionnel, pour garder en tête nos ressources, et ce dont il serait possible de faire.
N’ayant que très peu de financement, j’ai élaboré un dossier de Crowdfunding (voir annexe 5) à destination des particuliers (contacts de l’entreprise, clients ou encore prospects) et professionnels/professionnelles, afin que nous, Florian et moi-même, puissions acheter de nouveaux matériels de renforcement musculaire, ainsi que des supports de communication pour l’événement et les futures manifestations. A la suite de ce dossier, publié sur le site web FI Coach et transmis aux différents contacts, j’ai ouverte une cagnotte sur le site “On participe” afin que l’on puisse recevoir des dons.
Communiquer sur l’événement permet d'obtenir des participant.e.s, et c’est donc l’une des parties les plus importantes.
Premièrement, j’ai communiqué sur les réseaux sociaux au sujet de cet événement près de 3 fois par semaine, que ce soit en stories ou en publications. Ces publications et stories reprenaient : le thème de l’événement, le lieu, son déroulement, à qui s’adresse-t-il…
J’ai également créé une affiche print reprenant les informations importantes de l’événement. Une page sur le site web de l’entreprise a été écrite pour donner chaque détail au même endroit et y inclure le formulaire d’inscription.
La réalisation d’un autre support de communication a nécessité un travail plus long ainsi que l’aide d’un prestataire : le Beach Flag. Après avoir contacté différentes agences pour un devis, j’ai choisi celle qui correspondait le plus à mes attentes et à celles de Florian. L’une des salariées de l’agence sélectionnée m’a conseillé et guidé durant tout le long de la démarche. J’ai dû, par la suite, réaliser la maquette de ce Beach Flag sur Photoshop afin que l’agence la reproduise à l’exactitude sur leur support de communication. Grâce à l’agence Faber France, FI Coach a aujourd’hui un Beach Flag afin de communiquer le jour J sur ses événements.
Le jour J, je suis arrivée plus tôt que le début de l'ouverture au public afin de mettre le matériel en place ainsi que le Beach Flag, et pour que Florian m'annonce le brief et le déroulement de la matinée. Environ une heure plus tard, les premier.ère.s sportifs/sportives sont arrivé.e.s et notre événement a pu commencer. Du début à la fin de l'événement, je me suis chargée du reportage photos. Ces photos me seront utiles pour communiquer sur les réseaux sociaux par la suite.
A la fin de l'événement, le rangement a été fait, de même pour une conclusion des points positifs et négatifs de notre manifestation.
La communication
Le Jour J
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